SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG VIỆC NHẬP HỒ SƠ
ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC – CAO ĐẲNG – THCN
------------

I. ĐẶT VẤN ĐỀ :
1) Vì sao có sáng kiến kinh nghiệm :
Hằng năm sau hội nghị tuyển sinh triển khai tại Sở , các trường Trung học phổ thông và phòng Giáo dục chuyên nghiệp tiến hành thu nhận hồ sơ đăng ký dự thi vào các trường Đại học – Cao đẳng – THCN , sau đó tiến hành nhập số liệu . Thời gian để hoàn tất công tác tuyển sinh rất ngắn khoảng hơn 1 tháng, trong đó việc thu nhận hồ sơ kết thúc rất chậm thường rất cận ngày đi nộp hồ sơ do đó đòi hỏi việc nhập số liệu vào máy tính phải nhanh , gọn , chính xác . Từ đó đòi hỏidngười nhập máy phải có 1 kinh nghiệm tổ chức sao cho khoa học , không quá cập rập về mặt thời gian và phải đảm bảo số liệu hoàn toàn chính xác .

2) Xuất phát từ đâu để viết sáng kiến kinh nghiệm :
Việc nhập số liệu hằng năm rất cập rập, thời gian dành cho việc kiểm dò, sửa chửa, sắp xếp dữ liệu trên máy rất ít cho nên số liệu thường sai sót nhiều gây phiền phức cho thí sinh phải tới lui nhiều lần để chỉnh sửa. Điều đó do cán bộ nhập máy tính chưa thấu hiểu hết về vi tính, chưa biết cách sắp xếp qui trình làm, nên không tổ chức được việc nhập số liệu song song với việc thu nhận hồ sơ , mà phải đợi ngưng thu nhận hồ sơ rồi mới nhập do đó phải làm ngày, làm đêm, đầu óc luôn căng thẳng gây tâm lý ức chế trong khi nhập dữ liệu . Xuất phát từ điều đó tôi tìm ra được giải pháp giúp cho các cơ sở và bản thân trong việc nhập số liệu cho nhanh, gọn , thoải mái, chính xác .

3) Các khó khăn được giải quyết :
- Thời gian nhập thoải mái , thong thả, đầu óc bớt căng thẳng .
- Có nhiều thời gian để kiểm dò, sắp xếp dữ liệu đảm bảo độ tin cậy số liệu càng cao .
- Không phải nhập số phiếu ghi trên hồ sơ vào máy cho nên đảm bảo số phiếu ghi trên hồ sơ và số phiếu trên máy hoàn toàn trùng khớp với nhau .

4) Phương pháp giải quyết :
- Dùng các lệnh của FOX để thực hiện các công việc sắp xếp dữ liệu : Theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai của khối đó, sau khi đã nhập đầy đủ các số liệu . Cách nầy đơn giản, dễ thực hiện không cần đầu tư nhiều về mặt thời gian .
- Hoặc viết 1 đoạn chương trình để xử lý và sắp xếp hồ sơ sau khi nhập . Cách nầy dùng cho những người hiểu biết sâu về vi tính, biết viết chương trình , kiểm chứng và thực hiện , mất 1 khoảng thời gian ban đầu để viết và chạy thử .

II. NỘI DUNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT :
1) Quá trình phát triển kinh nghiệm :
1.1/ Các biện pháp cụ thể để giải quyết vấn đề :
a) Trước đây :
- Cuối mỗi ngày nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai của từng khối,. Cứ thế cho đến ngày cuối cùng .
- Sau đó cán bộ phụ trách đánh số phiếu trên hồ sơ theo trường, theo khối, sau cùng là thí sinh vãng lai của khối đó .
- Cán bộ phụ trách máy tính tiến hành nhập máy từng hồ sơ theo số phiếu đã đánh từ nhỏ đến lớn, bắt đầu từ khối A đến khối B, C, D1 ……… của một trường, sau đó tiếp tục đến trường khác.
- Sau khi nhập xong, in danh sách kiểm dò , chỉnh sửa và truyền số liệu .

b) Hiện nay :
- Cuối mỗi ngày nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phân loại theo trường, theo khối, theo thí sinh vãng lai của từng khối, sau đó cán bộ phụ trách máy tính tiến hành nhập .
- Hồ sơ sau mỗi ngày nhập, được xếp theo thứ tự nhập trước để trước, nhập sau để sau theo từng trường, từng khối như đã phân loại ban đầu .
- Nhập máy xong, dữ liệu trên máy còn xáo trộn chưa xếp đúng theo thứ tự hồ sơ. Tới đây đòi hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm xử lý, sắp xếp lại số liệu theo qui định , nếu không phải nhập lại theo kiểu truyền thống rất mất thời gian mà lại sai sót nhiều .
- Sau khi sắp xếp theo qui định , tiến hành cho máy đánh số phiếu từng hồ sơ, in danh sách để cán bộ phụ trách kiểm dò lần 1 (Họ tên, trường, khối) đồng thời đánh số phiếu trên từng hồ sơ đăng ký dự thi.
- Sau khi đánh số phiếu xong, kiểm dò lần 2 (các chi tiết hộ tịch, nguyện vọng ….)